Корисни совети

Приоретизација на управувањето со времето

Pin
Send
Share
Send
Send


Во оваа статија ќе ги соберам сите клучни информации за како да се даде приоритет. Нели приоретизација игра многу важна улога во животот на која било личност, важно е во сите сфери на човековиот живот и воопшто во животот. Правилно поставените приоритети ви овозможуваат да постигнете голем успех во секој бизнис, да ги реализирате сите ваши витални цели и соништа.

Приоритизацијата е една од најважните алатки за управување со времето - уметноста на управувањето со времето. Многу често луѓето немаат време, не ги прават потребните работи, не ги постигнуваат своите цели само затоа што не знаат правилно да дадат приоритети. Тие брзаат да ги извршуваат сите задачи во исто време и како резултат не можат да извршат ниту една од нив квалитативно, особено најважните и неопходните задачи. Правилната приоретизација ќе помогне да се избегне оваа грешка и значително да се зголеми личната ефикасност. За да започнете, ајде да дознаеме што е тоа.

На прв поглед, ништо комплицирано. Но, во пракса, сè не е толку едноставно ... Ако често немате време да направите нешто важно, ако постојано одложувате важни работи за подоцна, ако постојано стегате по неколку работи одеднаш, дефинитивно треба да размислите како правилно да дадете приоритети. И тогаш ќе ви понудам за ова цела низа алатки со различен степен на ефикасност, од кои можете да изберете и да ги користите оние што ви се допаѓаат и ќе ви одговараат специјално.

Методи за поставување приоритети.

Затоа, разгледајте ги различните методи на приоритизација. Јас веќе опишав некои од нив подетално во други статии, па ќе дадам линкови - кликнете на нив за да се запознаете подетално.

Матрица на Ајзенхауер. Многу популарен и ефикасен начин да се даде приоретизирање правилно, за што активно се дискутира во разни литератури, на семинари и обуки за личен раст. Суштината на овој метод е да се дистрибуираат сите потребни задачи според два критериуми: по степен на важност и итност. Така, се добива еден вид матрица - табела во која приоритет на правење работи се намалува од горниот лев на долниот десен дел.

Користејќи ја матрицата Ајзенхауер, скоро целосно може да се исклучи можноста некои важни и итни работи да не бидат завршени, и тоа веќе не е доволно.

Прочитајте повеќе за овој метод на приоритизација во посебен напис со илустрации: Матрицата на Ајзенхауер.

Копилација на списоци што треба да се направи. Многу луѓе, размислувајќи за тоа како да се даде приоритет, го користат овој конкретен метод затоа што е многу едноставен, разбирлив и достапен. Во крајна линија е да го испланирате вашето време со составување списоци што треба да прават и по овој список. Во овој случај, најважните случаи треба да бидат ставени на врвот на списокот, а потоа, како што се намалува приоритетот.

За да се направат списоците што е можно поефикасни, треба да се следат голем број правила. Напишав повеќе за ова во написот Како да направите листа на задачи?

Правило на Парето. Правилното приоретизирање може да се направи и со познатото правило на Парето (или закон). Неговата суштина е дека само 20% од напорите носат 80% од резултатот и обратно: 80% од напорите носат само 20% од резултатот. Приоритизацијата во овој случај е многу едноставна: треба да ги потенцирате своите 20% од најефикасните случаи (засновани врз анализа на постојните податоци) и да ги концентрирате вашите напори на нив. Тие ќе бидат најголем приоритет за вас, а сите останати 80% - секундарни.

Повеќе детали за работата на овој закон и неговата примена можете да најдете во написот Парето Принцип (Закон за парето). Правило 20/80.

Плоштад Декарт. Прилично комплициран метод на приоретизација, кој бара повеќе време и ментални трошоци од другите, но исто така и поточен, поефективен. Најдобро е да се користи овој метод за да се даде приоритет на глобално ниво, на пример, за една година, за неколку години, па дури и за живот. За дневно планирање, тоа ќе биде незгодно.

Како да се примени овој метод за планирање? Неопходно е да се разгледаат секоја нејзина цел од четири страни:

  • Што ќе се случи ако го сторам ова?
  • Што ќе се случи ако не?
  • Што ќе се случи ако го сторам ова?
  • Што ќе се случи ако не?

На секој од вашите одговори може да му дадете одредена тежина, а според збирот на овие тежини, дајте им приоритет на вашите активности: од поголема до помала.

За повеќе детали за таквата техника со пример, видете го написот „Плоштад Декарт“ - Техника за донесување одлуки.

ABC метод. Многу поедноставен, и затоа достапен начин да се даде приоритет, а тоа е да ги дистрибуирате сите ваши работи во само 3 категории на важност:

  • А - многу важно,
  • Б - не е многу важно,
  • Ц воопшто не е важно.

Според тоа, случаите од категоријата А ќе имаат најголем приоритет за вас, проследени со случаи од категорија Б, и на крај, случаи од категорија Ц и покрај сета едноставност, методот АБЦ речиси целосно ја елиминира можноста за „губење“ и не исполнување на важните задача, така што може да се користи.

Олимписки систем. Приоритизацијата според овој принцип се одвива преку конзистентна „конкуренција“ во паралелно - споредување на задачите со цел да се утврди победник-финалист.

Да претпоставиме дека имате 16 задачи (бројот може да биде кој и да ви треба). Вие меѓу нив одржувате пар на „турнир“ - 1/8 финале, избирајќи приоритетна задача од секој пар. Останаа 8 случаи - со нив организира и 1/4 финале, во кое се определени 4 полуфиналисти. Потоа 1/2 финале за да се идентификуваат 2 финалисти. И, конечно, финалето, каде е одреден победничкиот гол. Таа ќе има најголем приоритет за вас, втората полуфиналист - следната по важност, четвртфиналистите - следниот, итн.

Методот на споредување на пар. Оваа опција за приоритизација е слична на претходната, но малку покомплицирана, бидејќи треба да ги споредите задачите овде според неколку критериуми што се најважни за вас. Погодно е секој од овие критериуми да даде своја тежина, на пример, на скала од 1 до 5.

На пример, вие изберете каде да инвестирате, што е поважно за вас. И споредете ги опциите според 3 критериуми: профитабилност, достапност, ризик. Изберете помеѓу 4 опции: банкарски депозит, хартии од вредност, валута, злато. Споредете ги сите овие опции во парови едни со други за секој критериум поединечно. Така, добивате најпрофитабилна опција, најприфатлива и најмалку ризична. Ако ризикот има најголема тежина за вас, а пристапноста е најмала, тогаш најмалку ризичен метод е врвен приоритет, тогаш најпрофитабилен, а потоа и најприфатлив. Ако според некои критериуми резултатите се исти - генерално одлични, „победникот“ е веднаш видлив.

Приоритет на взаемно влијание. При користење на овој метод на приоритизација, сите задачи со кои се соочува едно лице се насликани и се проценува како нивното спроведување влијае едни на други. На пример, целите „купи стан“ се под влијание на целите „најде нова работа“, „подобрување на квалификациите“, „создавање извор на пасивни приходи“. Ова е погодно да се направи со цртање на сите цели во кругови и нивно поврзување заедно со стрели.

Највисок приоритет ќе му се даде на целта на која влијаат најголем број други, односно на која води најголем број стрели. И така натаму.

Придонес во глобалните цели. Метод на приоритизација, сосема спротивен на претходниот. Во овој случај, вреди да се започне на ист начин како и методот на взаемно влијание, само највисок приоритет е поставен не кон целта до која води најголем број стрели, туку на онаа од која остава најголем број од нив.

Тоа е, не глобалната цел, туку задачата, чие исполнување ќе придонесе за постигнување на повеќе глобални цели, ќе има најголем приоритет.

Метод на мултиваријална анализа. Овој начин на приоретизирање може да се припише на најтешкиот, но и најточен. Тука е неопходно да се потенцираат голем број фактори со кои ќе ги споредите вашите задачи и ќе му дадете на секој случај проценка на секој фактор, на пример, на скала од 5 точки. Удобно е да се организира сето ова во форма на табела, каде вашите задачи ќе стојат вертикално, а факторите за проценка хоризонтално.

Како резултат, приоритизацијата ќе се случи во опаѓачки редослед на вкупниот резултат на секоја задача.

Па, како заклучок, зборувајќи за тоа како да се даде приоритет, би сакал да се потсетам на т.н. „Народни методи“, од некои од нив дојдоа добро познатите фрази за сите вас. Вашето внимание го привлекувам на фактот дека ова се неточни, неефикасни методи за поставување приоритети, само решив да ги спомнам за да покажам како да не го сторат тоа.

  • Целна метода - направете го она што е прво за да ме привлече вниманието: Ја гледам целта - пукам.
  • Метод на пискаво тркало - направете го она што е најмногу вознемирувачко (на пример, шефот „капе во мозок“ со некаква работа - што значи дека таа е во најголем приоритет).
  • Метод на петелка за печење - најголем приоритет е кога „печениот петел пукна“, односно кога веќе е силно притисен и не можете да продолжите да одложувате.
  • Мрзлив метод - Прво на сите, да се направи она што е најлесно, што не пречи, и да се стави надвор комплексни и сериозни работи до последен.

Исто така, сакам да ве потсетам на правилото од 2 минути, во кое се вели дека ако се потребни помалку од 2 минути за да се заврши кој било бизнис, треба да се направи веднаш. Спроведувањето на ова правило ќе ви овозможи да избегнете акумулација на огромен куп извонредни мали задачи.

Сега знаете како правилно да дадете приоритет. Како што можете да видите, постојат многу методи (и ова не е сè, само најпопуларните). Изберете што ви се допаѓа најдобро и постапете. Може да го следите принципот „од едноставна до сложена“, односно прво да поставите приоритети на поедноставен начин, а потоа постепено да преминете на покомплексни и поефективни. Главната работа е да се разбере дека приоритизацијата е многу важна, и навистина треба да се посвети внимание.

Ви посакувам успех во мастеринг на управување со времето и зголемување на личната ефикасност! Се гледаме на финансискиот генијалец!

Техники за приоритизација

Од памтивек, луѓето направиле огромни напори да го покори времето. Точниот датум на потеклото на управувањето со времето не е познат, но првото спомнување за тоа е запишано во антички Рим, во белешките на филозофот Лусиус Анне Сенека (3-65 н.е.).

Оттогаш, човештвото се стекна со многу искуство и беше во можност да формулира принципи, користејќи ги што е можно правилно и погодно да се даде приоритет на сопствените работи и да се работи ефикасно. Ви носиме преглед на популарните и добро воспоставени техники за приоритизација.

Планирање на системот за ABC

Почетокот на креирањето на овој систем беше фактот дека, како што покажува искуството, процентот на важни и неважни случаи е скоро ист. Затоа, сите класи се распределуваат според степенот на важноста, каде на секој чекор се доделува писмо.

Она што треба да се направи на прво место е ставено во групата „А“: ова се најважните и значајните работи. На групите „Б“ и „Ц“ им се доделени случаи со помал показател за итност.

  • Итните работи на групата „А“ учествуваат со 15% од времето и донесуваат 65% од резултатите.
  • Помалку итно работење на групата „Б“ трае околу 20% од времето, додека ги носи истите резултати.
  • Малите работи „проголтаат“ 65% од ресурсите и донесуваат 15% од резултатот.

Врз основа на ова, беа развиени следниве „оперативни упатства“ на системот:

  1. Направете општ список за работи.
  2. Организирајте го секој од итни случаи.
  3. Број на случаи според утврдена важност.
  4. Наведете ги сите задачи на горенаведените категории.
  5. Решете ги задачите од групата „А“ сами.
  6. Назначете вработени од групата „Б“.
  7. Задачите на групата „Ц“ треба да се минимизираат (елиминираат) или исто така да се делегираат.

Планирање на Ајзенхауер

Овде, управувањето со времето се одвива според принципот на распределување на сите случаи во категории:

  • Важно и итно.
  • Не е важно, но итно.
  • Важно, но не итно.
  • Не е важно и не итно.

Идеално, поголемиот дел од времето треба да се посвети на втората група. Со правилно планирање, првата група треба генерално да остане празна, што укажува на рационално користење на времето. Случаите од четвртата област треба да поминат минимум време, бидејќи тоа вклучува активности за рекреација.

За погодност на секојдневно планирање, методот Ајзенхауер вклучува изградба на матрица која се состои од четири квадранти, каде што на две оски, итност и важност. Во секоја од нив секојдневните работи се вклопуваат (откако ќе ги дистрибуираат меѓу застапените групи).

Планирање на правило на парето

Методот на италијанскиот економист и социолог Вилфредо Парето е популарен: 80/20. Според неговите согледувања, само 20% од потрошеното време ефикасно носи 80% од резултатите.

Еве само неколку примери од неговите пресметки, чии резултати докажуваат природен образец:

  • 20% од работата = 80% од профитот.
  • 80% од работата = 20% од профитот.
  • 20% од клиентела = 80% од приходите.
  • 80% од клиентела = 20% од приходите.

Користете ја оваа шема во секојдневниот живот и видете како се менува вашата продуктивност. Како по правило, луѓето се навикнати да го трошат своето драгоцено време на слободно време и забава и остатокот од својата енергија да го посветат на бизнисот.

Променете го репер, искористете 20% од времето, вложувајте максимален личен потенцијал, што ќе доведе до 80% од резултатот. Прво на сите, направете ги само најважните работи, и само тогаш останатите. Правилото на Парето практично се применува во тандем со методот Ајзенхауер.

Како да се пристапи кон планирање на време

Без оглед кој метод е најпосакуван, пристапот мора да биде ист. Не ја зграпчувајте распределбата на случаите одеднаш - ова нема да доведе до ништо добро. Започнете со подготовката, што е набудување. За две до три недели, следете го вашиот распоред, водете точна хронологија, до 5 минути. Времето и точноста на пресметките се многу важни за конечните резултати.

Снимете на следниов начин:

  • 07: 00-07: 30 - се разбудив, направи вежби, се истуширам.
  • 07: 30-08: 00 - појадувале, провериле пошта и социјални мрежи.
  • 08: 00-08: 30 - подготви работна документација.

Можете да снимате настани на кое било место погодно за вас: во тетратка, компјутер, специјална програма, на диктафон. Врз основа на добиените податоци, ќе видите за кое време се троши, а потоа ќе одлучите кој од овие е приоритетен и што е најмалку важно.

Некои совети

Ако одлучите да го „управувате“ вашето време свесно и ефикасно, следниве совети сигурно ќе ви помогнат:

  1. Никогаш не сопирајте го тоа што сте го постигнале. Откако ќе го постигнете тоа што го сакате, поставете нова задача и одете до неа. Ова секогаш ќе остане во добра форма.
  2. Најдете време за само-развој.
  3. Не ги преземајте другите должности и задачи. Мора да се придвижите напред и да не станете инструмент за напредок на другите. За да го направите ова, научете да кажете цврсто „НЕ“ и да не се чувствувате виновни за тоа.
  4. Анализирајте ги вашите желби, размислете што сакате да постигнете во овој живот. Ова ќе ви овозможи да знаете на што треба да го посветите своето главно време.
  5. Погледнете критички во вашиот живот за да идентификувате лоши навики што го „проголтаат“ времето. Без жалење, исклучете ги од вашиот живот. Како последно средство, оставете им многу слабо време.
  6. Ако направите нешто, чувствувате дека не ви носи никаква корист, туку само успорува или повлекува - повлечете го!
  7. Пред да започнете некој бизнис, размислете дали ви треба? Дали ќе ве придвижи кон вашата цел? Да - оди напред, не - заборави на него.
  8. Зачувајте списание во кое ќе ги запишете сите ваши победи и достигнувања. Во тешки времиња, можете да „повлечете“ од таму инспирација и сила што нема да ви дозволи да отстапувате од наменетата.
  9. Направете деловни планови не за еден ден, туку за една недела - овој пристап е многу поефикасен.
  10. Во случај на пречки, не брзајте и не паника. Нема потреба да се обидувате да го направите тоа одеднаш - нема да има ефективност од ова, но можете да направите грешки, па дури и да го скршите нервниот систем. Започнете со најважните работи, постепено преминувајќи кон помалку значајни.
  11. Не обидувајте се да запомните сè, во бурното секојдневие е скоро невозможно. Добијте дневник каде ќе напишете сè што ви треба.

Пронајдете метод што е најзгодно за вас, имајте ги предвид советите дадени погоре и живејте секој ден не само со задоволство, туку и со корист.

Pin
Send
Share
Send
Send